Фирмен имейл на собствен домейн

Фирмен имейл на собствен домейн означава адреси като office@vashatafirma.bg вместо безплатна поща. Изглежда по-надеждно, адресите остават ваши, когато сменяте доставчик или служители, и ви позволява да публикувате SPF, DKIM и DMARC, DNS записите, които доказват, че писмата ви са истински, и помагат да не попадат в спам. Нужни са ви домейн, пощенска услуга (често тя е включена в уеб хостинга), MX записи, които сочат към нея, и тези три записа за удостоверяване.

#Защо имейлът да е на вашия домейн

• Доверие. Клиентите очакват фирмата да пише от собствения си домейн. Безплатен адрес върху фактура или оферта кара хората да се колебаят.
• Контрол. Домейнът е ваш, така че при смяна на пощенския доставчик адресите идват с вас. При безплатна поща адресът е под контрола на доставчика.
• Приемственост. Когато служител напусне, пощенската му кутия остава във фирмата. Можете да я пренасочите към колега и да не изгубите кореспонденцията с клиенти.
• Удостоверяване. SPF, DKIM и DMARC се публикуват само за домейн, който контролирате. Без тях е много по-лесно някой друг да изпраща писма от ваше име.

Уверете се, че самият домейн е регистриран на фирмата ви. В статията за домейн имената обясняваме защо това е важно и как работи подновяването.

#Пощенски кутии, псевдоними, пренасочвания и списъци

Това са четири различни неща и ако ги смесите, лесно ще плащате за кутии, които не ви трябват.

• Пощенска кутия: истински акаунт със собствена парола и място за писма. По една за всеки човек.
• Псевдоним (alias): допълнителен адрес, който доставя в съществуваща кутия. sales@ и info@ могат да пристигат в една и съща поща.
• Пренасочване: препраща входящите писма към друг адрес, включително извън вашия домейн.
• Пощенски списък: един адрес, който изпраща писмото до група хора, например team@.

Практичната схема е една кутия на човек плюс адреси по роли като office@, invoices@ и support@, направени като псевдоними или споделени кутии. Адресите по роли преживяват смяната на хора и се пренасочват към друг колега за минута. Не давайте една парола на няколко души, защото после няма как чисто да спрете достъпа само на един от тях.

#MX записи: как пощата намира сървъра ви

Когато някой ви пише, неговият пощенски сървър проверява MX записите на домейна ви в DNS. Всеки MX запис посочва пощенски сървър и приоритет, а изпращачът опитва първо най-малкото число. Ако MX записите сочат към хостинг доставчика ви, пощата се доставя там. Ако сочат към друга пощенска услуга, писмата отиват там, а сайтът си остава, където е.

Това значи, че сайтът и пощата могат да са при различни доставчици. DNS на домейна решава къде отива всяко: A записите за сайта, MX записите за пощата. Когато сменяте едното, не пипайте другото, освен ако не искате да преместите и него.

#SPF, DKIM и DMARC с прости думи

Имейлът е създаден без никакво доказателство кой е изпратил писмото. Тези три DNS записа добавят такова доказателство. Големите пощенски доставчици все по-често очакват и трите, особено от домейни, които изпращат много писма.

Запис	Какво казва	Къде стои
SPF	Кои сървъри могат да изпращат поща от името на домейна	TXT запис на домейна
DKIM	Публичният ключ, с който се проверява подписът на всяко писмо	TXT запис под име на селектор
DMARC	Какво да стане с писмата, които не минават проверките, и къде да се пращат отчети	TXT запис на _dmarc към домейна

SPF е списък на разрешените изпращачи. Включете всяка услуга, която праща от името на домейна: пощенския хостинг, инструмента за бюлетини, онлайн магазина или CRM системата, ако изпращат разписки. Домейнът трябва да има само един SPF запис, затова добавяйте новите услуги в него, вместо да създавате втори. SPF ограничава и броя DNS заявки, които един запис може да предизвика, така че дълга верига от include може да го счупи.

DKIM е подпис. Изпращащият сървър подписва всяко писмо с частен ключ, а получаващият го проверява с публичния ключ от вашия DNS. Така се вижда, че писмото не е променяно по пътя и че домейнът ви го е одобрил. Всяка услуга, която изпраща от ваше име, ви дава собствен DKIM запис за публикуване.

DMARC свързва двете. Той изисква домейнът във видимия адрес на подателя да съвпада с домейн, минал SPF или DKIM, и казва на получателя какво да прави, ако това не е така: само да докладва (p=none), да прати писмото в спам (p=quarantine) или да го откаже (p=reject). Започнете с p=none и адрес за отчети, прочетете отчетите, за да откриете забравени изпращачи, оправете ги и чак тогава затягайте политиката стъпка по стъпка.

Как писмата да не попадат в спам

• Публикувайте SPF, DKIM и DMARC и ги проверявайте с онлайн инструмент след всяка промяна.
• Изпращайте бюлетини и масови кампании през специализирана услуга със собствени SPF и DKIM записи, а не от обикновена пощенска кутия.
• Пишете само на хора, които са поискали да получават писма от вас, и слагайте работещ линк за отписване във всяко рекламно писмо.
• Използвайте истински и постоянен адрес на подателя, на който може да се отговори.
• Избягвайте съкратени линкове, неочаквани прикачени файлове и писма, които са само една картинка.
• Ако писмата започнат да се връщат или да отиват в спам, проверете дали домейнът или изпращащият сървър не са в публичен черен списък.

#Уеб поща или пощенска програма

Уеб пощата се отваря в браузър на всеки компютър, без нищо за инсталиране. Удобна е в път или на чужд компютър. Повечето хора все пак предпочитат пощенска програма като Outlook, Apple Mail, Thunderbird или приложението на телефона си.

Свързвайте програмите през IMAP за входящата поща и през SMTP с потребител и парола за изходящата. IMAP пази писмата на сървъра и синхронизира папките и прочетеното между устройствата, така че телефонът, лаптопът и уеб пощата показват една и съща кутия. По-старият протокол POP3 сваля писмата на едно устройство и често ги изтрива от сървъра, което не върши работа на никого с повече от едно устройство. Използвайте криптираните настройки за връзка, които дава доставчикът, и следете мястото в кутията, защото при IMAP всичко остава на сървъра.

#Преместване на пощата при друг доставчик

Пощата се мести без загуби, ако спазите реда:

1. Опишете всяка кутия, псевдоним, пренасочване и списък при стария доставчик, както и всяка система, която праща поща от името на домейна.
2. Намалете TTL на MX записите ден-два предварително, за да се разпространи промяната бързо.
3. Създайте същите кутии и псевдоними при новия доставчик.
4. Копирайте писмата с инструмент за IMAP миграция или с функцията за внос на новия доставчик. Преди това направете локално копие.
5. Сменете MX записите, обновете SPF и публикувайте DKIM записа на новия доставчик.
6. Оставете старата услуга активна още известно време и прехвърлете всичко, което продължава да пристига там.
7. Настройте отново всяка пощенска програма с новите данни за сървъра и чак тогава закрийте старите акаунти.

Ако по същото време местите и сайта, статията за преместване на сайт при нов хостинг описва реда на стъпките и за двете.

#Как може да помогне PN Scripts

В PN Scripts Hosting пощата е в същия акаунт като сайта. От контролния панел създавате кутии на вашия домейн, псевдоними, пренасочвания и пощенски списъци, а уеб поща и SMTP са включени във всеки план за споделен хостинг. Пощенските списъци са налични от втория план нагоре. Броят кутии и мястото за поща по планове ще намерите на страницата за управление на имейли.